ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ — ASTBOOKS Τιμολόγηση + CRM πωλητών

Έκδοση εφαρμογής: wireframe v5.28 · API FastAPI · 14/10/2026 (ανάπτυξη server) Σύστημα: FastAPI (127.0.0.1:8790) + βάση Supabase/Postgres (tmgk) + wireframe UI (127.0.0.1:8791)

1. ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

1. Κάνετε διπλό κλικ στο ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ_ΕΚΚΙΝΗΣΗ.bat (φάκελος wireframe).
2. Το παράθυρο που ανοίγει δεν το κλείνετε — είναι ο server της εφαρμογής (uvicorn, port 8790).
3. Ανοίγετε τον browser στη διεύθυνση: http://127.0.0.1:8791/index.html (αν δεν ανοίξει αυτόματα, ζητήστε το).
4. Στη μπάρα κατάστασης βλέπετε:
   • «API: online — live δεδομένα» → δουλεύετε πάνω στην πραγματική βάση.
   • «API: εκτός λειτουργίας — demo λειτουργία» → ο server δεν τρέχει ή δεν υπάρχει σύνδεση. Επανεκκινήστε το .bat.

⚠️ Τέλος ημέρας: κλείνετε πρώτα τον browser, μετά το παράθυρο του server (Ctrl+C ή κλείσιμο παραθύρου).

2. ΠΙΝΑΚΑΣ ΗΜΕΡΑΣ + ΜΠΑΡΑ ΕΙΚΟΝΙΔΙΩΝ

Πίνακας ημέρας (πρώτη σελίδα, πριν από την αναζήτηση πελάτη)

• 📅 Ραντεβού σήμερα — πάτημα ανοίγει κατευθείαν τη σημερινή λίστα, ταξινομημένη με τη σειρά της ώρας.
• 🔔 Συνδρομές — πάτημα για την οθόνη αναζήτησης συνδρομών (λήξεις ανά μήνα/έτος, ανά υπηρεσία, ανά πελάτη).
• 🧾 Πρόχειρα παραστατικά για έγκριση — πάτημα για τις τιμολογήσεις προς έγκριση.
• 🗂️ CRM — λίστα εταιρειών.

Η μπάρα εικονιδίων (γρήγορη πρόσβαση — ροή ημέρας πωλητή)

Στα 📅 και 🧾 εμφανίζεται κόκκινος/μπλε μετρητής με τον αριθμό των σημερινών ραντεβού / των προχείρων προς έγκριση. Ανανεώνεται αυτόματα.

3. ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΕΛΑΤΗ — ΟΘΟΝΗ ΕΙΣΟΔΟΥ

Κάθε εργασία ξεκινά από εδώ. Η οθόνη έχει 4 ανεξάρτητα πεδία αναζήτησης:

1. ΟΝΟΜΑΣΙΑ — γράμμα-γράμμα (π.χ. «ΚΑΝΤΑ»)
2. ΑΦΜ — νούμερο-νούμερο (9 ψηφία)
3. ΠΕΡΙΟΧΗ / ΠΟΛΗ — γράμμα-γράμμα
4. ΤΗΛΕΦΩΝΟ — νούμερο-νούμερο (κινητό ή σταθερό)

Κανόνας: το κάθε πεδίο φιλτράρει ΜΟΝΟ το δικό του κριτήριο, ζωντανά με την πληκτρολόγηση. Με πάνω από ένα πεδίο συμπληρωμένο, τα αποτελέσματα στενεύουν (λειτουργία AND).

Από κάθε γραμμή αποτελέσματος έχετε 3 ενέργειες: Άνοιγμα (καρτέλα πελάτη) · Παραγγελία · Τιμολόγηση.

Μόλις επιλεγεί πελάτης, εμφανίζεται μπάρα «Ενεργός πελάτης» με τα βασικά στοιχεία και κουμπιά γρήγορης μετάβασης. Αλλαγή πελάτη μόνο από το κουμπί «✕ Αλλαγή πελάτη».

Χωρίς επιλεγμένο πελάτη, οι καρτέλες πελάτη / υπολοίπων / παραγγελίας / ραντεβού / κλήσεων σας επιστρέφουν στην οθόνη εισόδου.

4. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΕΛΑΤΗ (🏢)

Δείχνει τα πλήρη στοιχεία του ενεργού πελάτη (live από τη βάση): επωνυμία, εμπορική ονομασία, νομική μορφή, ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΓΕΜΗ, καθεστώς ΦΠΑ, επάγγελμα, ΚΑΔ, διεύθυνση έδρας (οδός, αριθμός, πόλη, Τ.Κ., δήμος, νομός, χώρα), τηλέφωνα, email, ιστοσελίδα.

Έλεγχοι κατά την αποθήκευση: checksum ΑΦΜ (fail-closed) · μοναδικότητα ΑΦΜ · 5ψήφιο Τ.Κ.

Συμφωνία τρόπου πληρωμής (νέα)

Στην καρτέλα καταχωρείται η συμφωνία με τον πελάτη: Μετρητά / 15 / 30 / 45 / 60 ημέρες / Άλλο (κενό = όχι συμφωνημένο). Πλήκτρο «Προεπισκόπηση υπενθύμισης» δείχνει το κείμενο του email όπως θα σταλεί.

Αυτοματοποιημένη υπενθύμιση: σε όσους έχουν ανεξόφλητα παραστατικά και έχει περάσει η συμφωνημένη ημερομηνία πληρωμής (παλαιότερο παραστατικό + συμφωνημένες ημέρες, π.χ. +30), στέλνεται ευγενικό email με το ποσόν και τη συνοπτική καρτέλα — μετά, κάθε 3 ημέρες. Η αποστολή είναι με email (ο λογαριασμός mail ορίζεται από τη διαχείριση).

Στοιχεία παράδοσης (νέα — shipTo)

Καταχωρούνται εδώ: παραλήπτης/επωνυμία, οδός, αριθμός, περιοχή, πόλη, Τ.Κ. Αυτά γεμίζουν αυτόματα τα παραστατικά (προεπιλογή στον τύπο παραστατικού).

Συνδρομές υπηρεσιών

Live για τον ενεργό πελάτη: οι τρεις υπηρεσίες — ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ (astseminars), IN PHONE/Πωλήτρια (inphone), IN WRITTEN/ΡΕΠΟΡΤΕΡ (inwritten) — με κατάσταση και ημερομηνία λήξης, συν όλες οι λοιπές συνδρομές του. Οι 3 υπηρεσίες είναι μόνο για ενημέρωση — δεν τιμολογούνται ποτέ (η βάση τις απορρίπτει με 422).

Εγκαταστάσεις / Υποκαταστήματα

Καρτέλα 1:N με κωδικούς όπως στο μητρώο ΑΑΔΕ (προαπαιτούμενο Ψ.Δ.Α.).

Τράπεζες δεν αφορούν τον πελάτη — τραπεζικοί λογαριασμοί υπάρχουν μόνο στην εκδότρια (βλ. §8).

Νέο ραντεβού από εδώ: το πλήκτρο «+ Νέο ραντεβού» ανοίγει την καταχώριση με τον ενεργό πελάτη ήδη συμπληρωμένο.

Εκδότρια = ΜΟΝΟ η ASTBOOKS ΙΚΕ (ΑΦΜ 800412764). Η καταχώριση νέας εταιρείας δημιουργεί πάντα πελάτη· αν ζητηθεί νέα εκδότρια η βάση απορρίπτει με 409.

5. ΣΥΝΔΡΟΜΕΣ — ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (🔔)

Οθόνη αναζήτησης συνδρομών με τα εξής φίλτρα (σε AND): ΜΗΝΑΣ (1–12) · ΕΤΟΣ · Προϊόν/υπηρεσία · Πελάτης (κομμάτι ονομασίας). Ανοίγει αυτόματα στον τρέχοντα μήνα.

Τα αποτελέσματα δείχνουν: πελάτη, κωδικό/υπηρεσία, κατάσταση, λήξη και στήλη «Τιμολόγηση» (✓ έχει εκδοθεί τιμολόγιο μέσα στο τελευταίο 12μηνο πριν τη λήξη / ✗ όχι — οι 3 υπηρεσίες πάντα χωρίς δικαίωμα).

«Ανανέωση +1 έτος» — ενεργοποιείται μόνο για συνδρομές που έχουν τιμολογηθεί· παρατείνει τη λήξη κατά ένα έτος (ίδια μέρα/μήνας) και κρατά ιστορικό ανανεώσεων. Live — 10.057 συνδρομές στη βάση.

6. ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ (💶) — LIVE

Νέα είσπραξη

• Ποσό (€), ημ/νία πληρωμής, τρόπος πληρωμής: Τράπεζα / Μετρητά / Χρεόγραφο (σε Τράπεζα συμπληρώνεται όνομα τράπεζας), σημειώσεις.
• Καταχώριση είσπραξης → μειώνει το υπόλοιπο του πελάτη.

Κίνηση και συγκεντρωτικά

Πίνακας κίνησης: ημερομηνία, παραστατικό (σειρά/αύξων, τύπος), λήξη, χρέωση (αγορές/τιμολόγια) / πίστωση (πιστωτικά + εισπράξεις με τρόπο πληρωμής), προοδευτικό υπόλοιπο ανά γραμμή. Συγκεντρωτικά: σύνολο χρεώσεων, πιστώσεων, γενικό υπόλοιπο. Όλα live πάνω στα 29.977 πραγματικά παραστατικά που μεταφέρθηκαν από το παλαιό σύστημα.

Λήξη: υπολογίζεται ανά παραστατικό ως ημ/νία έκδοσης + συμφωνημένες ημέρες πληρωμής του πελάτη (§4 — χωρίς συμφωνία = 30 ημέρες, «Μετρητά» = ίδια μέρα). Αν η λήξη έχει περάσει και το υπόλοιπο είναι θετικό, εμφανίζεται κόκκινη σήμανση «καθυστέρηση».

7. ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ — ΕΝΤΥΠΟ ΠΩΛΗΤΗ

1. Ο πελάτης έχει ήδη επιλεγεί (το πεδίο πελάτη είναι read-only).
2. Επιλέγετε πωλητή, ημερομηνία, κατάσταση, ημ/νία αποστολής/παράδοσης, παρατηρήσεις.
3. Γραμμές: περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας, έκπτωση %, ΦΠΑ % ανά γραμμή.
4. Τα σύνολα (καθαρά/ΦΠΑ/γενικό) υπολογίζονται με ακρίβεια Decimal — ποτέ float.
5. Αποθήκευση → η παραγγελία παίρνει κατάσταση «Δημιουργήθηκε».

Καταστάσεις παραγγελίας: Δημιουργήθηκε → Σε εκτέλεση → Ολοκληρώθηκε → Τιμολογήθηκε (αυτόματα) ή Ακυρώθηκε.

Το έντυπο παραγγελίας είναι εσωτερικό — δεν είναι παραστατικό και δεν διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ/myDATA.

8. ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ — ΕΚΔΟΣΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ

Επιλογή πελάτη εντός τιμολόγησης

Αν το παραστατικό είναι χειροκίνητο, εμφανίζεται ζωντανή αναζήτηση πελάτη με τα ίδια 4 ανεξάρτητα κριτήρια (ονομασία / ΑΦΜ / περιοχή-πόλη / τηλέφωνο) — δεν χρειάζεται να γυρίσετε στην οθόνη εισόδου.

Δύο τρόποι έκδοσης

Α) Από παραγγελία (βασική ροή): επιλέγετε την παραγγελία του πελάτη → οι γραμμές της έρχονται στο παραστατικό. Μία γραμμή παραγγελίας τιμολογείται ΜΟΝΟ ΜΙΑ φορά — η βάση το επιβάλλει (409 / partial unique index).

Β) Χειροκίνητη τιμολόγηση: προσθέτετε ελεύθερες γραμμές χωρίς παραγγελία (περιγραφή, ποσότητα, τιμή, έκπτωση %, ΦΠΑ %).

Κεφαλίδα παραστατικού

• Σειρά (από βάση — μόνο ενεργές), αύξων αυτόματος από τη βάση (trigger — ποτέ από τον client).
• Εκδότρια (εμείς) — φορτώνεται από τη βάση.
• Ημ/νία έκδοσης, τρόπος πληρωμής.
• Έκπτωση Α % και Έκπτωση Β % — εφαρμόζονται στο σύνολο των γραμμών, υπολογίζονται στο API με Decimal.
• Στοιχεία παράδοσης (shipTo) — αν μείνουν κενά, γεμίζουν από την καρτέλα πελάτη.

Τραπεζικοί λογαριασμοί εκδότριας

Έως 5 λογαριασμοί (τράπεζα, IBAN, SWIFT) — αποτυπώνονται στο τέλος του παραστατικού. Διαχείριση (προσθήκη/διαγραφή) από την ίδια οθόνη τιμολόγησης. Δεν αφορούν τον πελάτη.

Αποθήκευση πρόχειρου → οριστικοποίηση

• «Αποθήκευση πρόχειρου» — το παραστατικό ΔΕΝ παίρνει αριθμό, ΔΕΝ διαβιβάζεται. Διαγραφή επιτρέπεται μόνο σε πρόχειρο (hard delete).
• «Οριστικοποίηση» — μετά την έγκριση (βλ. §9). Τότε ετοιμάζονται αυτόματα: πακέτο myDATA (προς διαβίβαση), PDF παραστατικού και email προς πελάτη (προς αποστολή).
• Μετά την οριστικοποίηση εμφανίζονται πλήκτρα: «Λήψη PDF παραστατικού» και «Προεπισκόπηση email προς πελάτη».

Το υπόλοιπο πελάτη (§6) μετά την οριστικοποίηση ενημερώνεται αυτόματα από την καρτέλα.

9. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΕΓΚΡΙΣΗΣ (σύμφωνα με τη νομοθεσία myDATA)

1. Ο πωλητής εκδίδει το παραστατικό σε κατάσταση «Πρόχειρο» — ΔΕΝ παίρνει αριθμό, ΔΕΝ διαβιβάζεται. (Το e-τιμολόγιο της ΑΑΔΕ δεν εκδίδει τίποτα σε αυτό το στάδιο.)
2. Ο υπεύθυνος ελέγχει από την οθόνη 🧾 Τιμολογήσεις για έγκριση (τιμολογήσεις της ημέρας — σειρά/αύξων, πελάτης, πωλητής, ημ/νία, σύνολο, κατάσταση) και πατά «Έγκριση & οριστικοποίηση».
3. Τότε μόνο το παραστατικό γίνεται «Οριστικοποιημένο» (myDATA: pending → διαβίβαση ΑΑΔΕ) και κλειδώνει: δεν μεταβάλλεται, δεν διαγράφεται ποτέ (αμετάβλητο ιστορικό).

Η παραγγελία και το τιμολόγιο συμφωνούν 100% — οι γραμμές του τιμολογίου είναι δεμένες με τις γραμμές της παραγγελίας (order_line_id) και οι αξίες υπολογίζονται σε ένα και μοναδικό σημείο (API, Decimal). Διαγραφή: μόνο πρόχειρα παραστατικά διαγράφονται (204) — και τότε η παραγγελία επιστρέφει σε «Σε εκτέλεση».

10. ΡΑΝΤΕΒΟΥ (📅) — LIVE

Καταχώριση (ο πωλητής):

1. Ο πελάτης είναι επιλεγμένος.
2. Επιλέγετε πωλητή από τη λίστα (live από βάση), ημ/νία, ώρα, τύπο (Δια ζώσης / Τηλεφωνικό / Βιντεοκλήση), τοποθεσία, παρατηρήσεις.
3. 💾 Αποθήκευση → επιβεβαίωση με αριθμό id.

Ραντεβού της ημέρας: από το πλακίδιο «📅 Ραντεβού σήμερα» ανοίγει κατευθείαν η λίστα της ημέρας, ταξινομημένη με τη σειρά της ώρας (δυνατότητα ταξινόμησης ανά στήλη). Πλοήγηση ημερομηνίας (προηγ./επόμ./σήμερα) — ονόματα πελατών/πωλητών (όχι κωδικοί), ώρα, τύπος, κατάσταση. Κάθε γραμμή έχει «Άνοιγμα» — εμφανίζει τα στοιχεία του πελάτη με πλήρη λεπτομέρειες και πλήκτρο «+ Νέο ραντεβού». Επίσης καρτέλα «Επερχόμενα ραντεβού» (όλων των ημερών).

Αλλαγή ραντεβού: αν μετακινηθεί σε άλλη ώρα/ημέρα, κρατάται αυτόματα η προηγούμενη ώρα (rescheduled_from) — μετράει στις αναφορές «πόσα άλλαξαν ημερομηνία».

Καταστάσεις: Προγραμματίστηκε → Ολοκληρώθηκε / Ακυρώθηκε.

11. ΑΝΑΦΟΡΑ CRM ΑΝΑ ΗΜΕΡΑ (στη σελίδα Ραντεβού)

• Ορίζετε ΑΠΟ / ΕΩΣ → «Εκτέλεση αναφοράς» (live).
• Πίνακας ανά ημέρα: πόσα ραντεβού, πόσα άλλαξαν ημερομηνία (πορτοκαλί σήμανση), πόσες παραγγελίες γράφτηκαν, και σύνολα.

12. ΚΛΗΣΕΙΣ — LIVE

Καταγραφή εκάστης επαφής: αποτέλεσμα (Απάντησε / Απουσία / Κατειλημμένο / Μήνυμα), διάρκεια (δευτερόλεπτα), πωλητής, σημειώσεις. Καταχώριση → επιβεβαίωση με id. Ιστορικό: λίστα σε φθίνουσα χρονολογία με χρωματιστή σήμανση αποτελέσματος — live από τη βάση.

13. ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ (📦) — LIVE

Αναζήτηση προϊόντος γράμμα-γράμμα (κωδικός ή ονομασία) με φίλτρο «μόνο ενεργά». Live από τον κατάλογο προϊόντων της βάσης.

Στοιχεία επιλεγμένου προϊόντος

Κωδικός, ονομασία, σειρά, αιτιολογία, ημερολόγιο, κατάσταση, υπηρεσία (οι 3 υπηρεσίες χωρίς δικαίωμα τιμολόγησης επισημαίνονται ρητά), σειρά ταξινόμησης.

Πωλήσεις (τεμάχια) — ζωντανά

Εμφανίζονται αυτόματα από την ανάλυση πωλήσεων (τιμολόγηση − πιστωτικά) μαζί με το σύνολο σε €.

ΦΠΑ % και Κόστος (€) — επεξεργάσιμα (v5.27)

• Καταχωρείτε συντελεστή ΦΠΑ (π.χ. 24) και/ή κόστος σε € στα αντίστοιχα πεδία.
• Πατάτε 💾 Αποθήκευση ΦΠΑ / κόστους — αποθηκεύεται απευθείας στον κατάλογο προϊόντων.
• Κενό πεδίο = παράλειψη (δεν μηδενίζει την υπάρχουσα τιμή).
• Η αλλαγή δεν αγγίζει τα ήδη εκδομένα παραστατικά — μόνο τον κατάλογο.

Ανάλυση πωλήσεων ανά πελάτη (κρυφή — μόνο αν ζητηθεί)

Το κουμπί 📊 Ανάλυση πωλήσεων ανά πελάτη ανοίγει αναλυτικό πίνακα: πελάτης, ΑΦΜ, τεμάχια, καθαρή αξία, σύνολο (εξαιρούνται πιστωτικά και ακυρωμένα).

Ο κατάλογος δεν κρατά τιμές/αποθέματα· οι τιμές πώλησης καταχωρούνται χειροκίνητα ανά γραμμή παραγγελίας/παραστατικού.

14. ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ

ΔΟΥ (πηγή ΑΑΔΕ), ΚΑΔ και Δήμοι/Νομοί (ΕΛΣΤΑΤ), Τράπεζες (ΕΚΤ/BIC), Χώρες (ISO 3166), Συντελεστές ΦΠΑ, Πωλητές, Σειρές (tim_seira — ενεργές στη βάση).

Κατηγορία ΦΠΑ (πιστοποιημένη): 1=24% · 2=13% · 3=6% · 4=17% · 5=9% · 6=4% · 7=Χωρίς ΦΠΑ · 8=Εξαιρούμενο.

15. ΠΑΓΙΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ (τι πρέπει να ξέρετε)

1. Διαγραφές = οριστικές. Δεν υπάρχει «κάδος». Πριν σβήσετε κάτι, σιγουρευτείτε.
2. Οριστικοποιημένο παραστατικό δεν διαγράφεται και δεν μεταβάλλεται. Μόνο πρόχειρα.
3. Πελάτης = εταιρεία του ενιαίου πίνακα. Δεν υπάρχει ξεχωριστός πίνακας πελατών — εκδότρια (ASTBOOKS ΙΚΕ, ΑΦΜ 800412764) και πελάτες στο ίδιο πελατολόγιο. Νέα εταιρεία = πάντα πελάτης· εκδότρια είναι ΜΟΝΟ η ASTBOOKS (η βάση απορρίπτει νέα εκδότρια με 409).
4. Ακρίβεια χρημάτων: όλοι οι υπολογισμοί γίνονται με Decimal (numeric(18,2)/(18,3), half-up), ποτέ float. Έλεγχος: 100/100 tests ακρίβειας.
5. Η εφαρμογή δουλεύει χωρίς AI — FastAPI + Supabase με service key. Το κλειδί API είναι ενσωματωμένο στο wireframe (τοπική χρήση μόνο).
6. Κάθε γραμμή τιμολογίου δεμένη με πηγή της (παραγγελία) — απαγορεύεται η διπλή τιμολόγηση από τη βάση.
7. Οι 3 υπηρεσίες (ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ / IN PHONE / IN WRITTEN) δεν έχουν δικαίωμα τιμολόγησης — εμφανίζονται μόνο ως συνδρομές· η έκδοση παραγγελίας/παραστατικού με αυτές απορρίπτεται (422).
8. Τραπεζικοί λογαριασμοί ανήκουν στην εκδότρια (έως 5, στο τέλος του παραστατικού) — όχι στους πελάτες.
9. myDATA / email: στην οριστικοποίηση ετοιμάζονται το πακέτο myDATA (προς διαβίβαση ΑΑΔΕ — απαιτούνται διαπιστευτήρια) και το email προς πελάτη (προς αποστολή — απαιτείται σύνδεση mailbox).

16. ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ

17. ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΥΝΔΕΣΗΣ (13/10/2026)

ASTBOOKS — Εσωτερικό εγχειρίδιο χρηστών. Ενημέρωση: 13/10/2026 (v5.22 — νέο: καρτέλες «Στοιχεία πελάτη»/«Καρτέλα πελάτη» με λήξεις & καθυστερήσεις, συνδρομές μήνα/έτος/προϊόν/πελάτη με ανανέωση +1 έτος, ραντεβού ημέρας με σειρά ώρας & νέο ραντεβού από καρτέλα, πλήρη στοιχεία προϊόντων, εκδότρια μόνο ASTBOOKS). Προηγούμενη έκδοση: v5.15.